問い合わせ管理
左メニューの「問い合わせ」から、住民から届いた 故障報告・一般問い合わせ・退去予告・長期不在届・騒音の申し入れ・AI相談 をまとめて管理できます。 1 件ごとに チャット形式での返信・ステータスの変更・担当者の割り当て ができます。
メニューの赤い数字
左メニューの「問い合わせ」の横の赤い数字は、住民の返信待ちになっている件数 です（1 分ごとに自動更新）。
種別
| 種別 | 内容 |
|---|---|
| 故障報告 | 住民アプリの故障・不具合の報告。写真が添付されることがあります |
| 一般問い合わせ | 故障以外の問い合わせ（清掃・駐車場・その他など） |
| 退去予告 | 退去予定日・転居先・鍵の返却方法などの申告（正式な解約手続きではありません） |
| 長期不在届 | 長期間不在にする旨の届け出 |
| 騒音クレーム | 騒音についての申し入れ。住民が匿名を選んだ場合は氏名・部屋番号が表示されません |
| AI相談 | 住民がAIチャットで相談した内容。担当者への対応を希望したものは返信が必要です |
一覧画面
ステータスのタブ
画面上部のタブで絞り込めます。タブの横の数字は件数です。
| タブ | 表示される問い合わせ |
|---|---|
| すべて | 全件 |
| 未読 | 住民が最後に発言していて、管理会社の返信を待っている もの（赤い件数バッジ付き） |
| 受付済み | 届いたばかりで、まだ誰も着手していないもの |
| 対応中 | 管理会社が対応を進めているもの |
| 代理店対応 | 設備の販売代理店に連絡済みのもの（「代理店対応前」「代理店対応中」）。下記参照 |
| 保留 | 外部業者の手配待ちなどで、一時的に止まっているもの |
| 完了 | 対応が終わったもの |
返信待ちの表示
管理会社の返信が必要な問い合わせは、行が 赤く強調 され、ステータスの下に「● 返信待ち」と表示されます。 まず「未読」タブを開き、返信待ちのものから対応するのがおすすめです。
フィルター・並び替え
- 物件: 特定の物件に絞り込み
- 種別: 故障報告 / 一般問い合わせ / 退去予告 / 長期不在届 / 騒音クレーム / AI相談
- 検索: 内容・部屋番号・住民名で検索
- 並び順: 最終更新順（初期値） / 受付日順 / 未読優先
一覧の列
| 列 | 内容 |
|---|---|
| ステータス | 受付済み・対応中など。返信待ちの場合は「返信待ち」も表示 |
| 受付番号 | 種別ごとの記号＋番号（故障報告は INC-、退去予告は MO- など） |
| 種別 | 上記の種別 |
| 物件・部屋 | 物件名と部屋番号 |
| 住民 | 住民の氏名と使用言語（匿名の騒音クレームは「匿名」） |
| タイトル | 件名と本文の冒頭 |
| 担当 | 割り当てた担当者（未設定なら「未アサイン」） |
| 最終更新 | 最後に動きがあった時期 |
行をクリックすると 詳細画面 が開きます。
詳細画面（チャットで返信）
左側に住民とのやり取り、右側に住民情報・物件・受付情報が表示されます。
返信のしかた
内容を確認
返信を入力
ステータスを変更
- 画像の添付: 入力欄の下の画像アイコンから、JPEG / PNG / WebP / HEIC（10MB まで）を 1 枚添付できます
- 住民の言語: 入力欄の下に住民の言語が表示されます。日本語以外の住民には 送信時に自動翻訳 されて届きます
- 翻訳の表示: 外国語で届いたメッセージは、日本語訳と原文が並べて表示されます
- 本文中の URL はリンクとして開けます
右側の情報
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 住民情報 | 氏名・電話番号・メールアドレス（匿名の騒音クレームは非表示） |
| 退去予告の内容 | 退去予定日・転居先住所・鍵の返却方法・立会希望日時・連絡先電話番号（退去予告のみ） |
| 騒音クレームの内容 | 発生日時・発生場所（騒音クレームのみ） |
| 物件 | 物件名。クリックで物件の詳細を開きます |
| 添付画像 | 住民が報告時に添付した写真 |
| 受付情報 | 受付番号・受付日時・最終更新・種別 |
担当者の割り当て（社内の引き継ぎ）
詳細画面の右上、ステータス変更の隣のボタン（未設定時は「未アサイン」）から、同じ管理会社のスタッフ を担当者に設定できます。「未アサインに戻す」で解除もできます。 担当者は一覧の「担当」列に表示されます。
運営へのエスカレーションはありません
クラウド管理の運営は個別の問い合わせには対応しません。引き継ぎ先は社内のスタッフになります。
設備の販売代理店が対応する故障報告
物件の「設備」タブで、設備（インターネット・スマートロックなど）ごとに 専用の連絡先（販売店など）が設定されている場合、その設備の故障報告は 連絡先の代理店にも届き、代理店が同じやり取りに参加して対応します。設備の設定は 物件マスタの登録 をご覧ください。
代理店対応前
代理店に連絡済みで、代理店がまだ案件を開いていない状態。詳細画面には「代理店に連絡済み。代理店がページを開くと「代理店対応中」に変わります。」と表示されます。
代理店対応中
代理店が案件を開き、対応を始めた状態（自動で切り替わります）。
- 代理店が対応している間は、管理会社の「返信待ち」の表示は出ません
- 管理会社が一度でも返信すると、以降は住民の返信に対して「返信待ち」が表示されます
- 代理店のメッセージは、住民・管理会社と見分けがつく色でやり取りに表示されます
AI相談の引き継ぎ対応
住民はアプリのAIチャットで暮らしの疑問を相談できます。AIで解決できない場合や、住民が「担当者と話したい」と希望した場合、その相談は 管理会社に引き継がれ、一覧に種別「AI相談」として表示されます。
一覧での見え方
| ステータス | 状態 |
|---|---|
| 受付済み（返信待ち） | 担当者への引き継ぎ済み。管理会社の返信が必要 です |
| 対応中 | まだAIだけが対応している相談。管理会社の作業は不要です |
| 完了 | 管理会社が対応を終えた相談 |
詳細画面での対応
AI相談の詳細画面には、住民とAIのこれまでの会話 がそのまま表示されます。右側の受付情報に エスカレーション理由（「住民が担当者対応を希望」「AIが回答できない相談」など）が表示されます。
会話を確認
住民へ返信
対応完了にする
担当者が対応している間はAIが止まります
管理会社が引き継いでいる間は、住民の発言にAIは自動で回答しません。対応完了にすると、次の相談からAIが対応を再開します。
AI相談でできないこと
AI相談の返信は テキストのみ です。画像の添付・ステータス変更・担当者の割り当ては、故障報告などの通常の問い合わせでのみ使えます。
退去予告の取り扱い
退去予告は 住民からの意向の連絡 で、正式な解約手続きではありません。受け取ったら、住民に直接連絡して正式な解約手続きを進めてください。
利用できるアカウント
「問い合わせ」メニューは、管理会社のアカウント（オーナー・管理者・スタッフとも）と自主管理オーナーのアカウントに表示されます。